Polityka prywatności

01 Administrator danych

Administratorem danych w rozumieniu RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) w zakresie działania aplikacji jest dostawca aplikacji Urlopy. W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami pod adresem hello [at] urlopaplikacja.pl.

02 Role: Twoja firma i my

Urlopy działają w modelu, w którym każda firma ma osobne, odizolowane konto. Ma to znaczenie dla tego, kto za co odpowiada:

• Twoja firma (pracodawca) decyduje, jakich pracowników dodaje, jakie pule dni im ustawia i jak rozpatruje wnioski. W tym zakresie firma jest administratorem danych swoich pracowników.
• My (dostawca Urlopy) dostarczamy oprogramowanie i przechowujemy dane w imieniu firmy — w tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający (procesor) na polecenie firmy.

Jeśli jesteś pracownikiem i chcesz dowiedzieć się, jak Twoja firma rozlicza urlopy lub jak długo przechowuje dane kadrowe, skontaktuj się z osobą zarządzającą kontem firmy. My pomożemy w sprawach technicznych.

03 Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy wyłącznie dane potrzebne do obsługi wniosków urlopowych:

Dane konta

• Imię i nazwisko, adres e-mail (login), rola w aplikacji (pracownik lub osoba zarządzająca firmą).
• Przynależność do firmy oraz, jeśli firma je wprowadzi — stanowisko lub dział.

Dane urlopowe

• Wnioski urlopowe: daty, liczba dni, rodzaj i status (oczekujący, zatwierdzony, odrzucony) oraz opcjonalny powód wpisany przez pracownika.
• Pule dni: liczba dni przysługujących, wykorzystanych i zaległych w danym roku.

Dane techniczne

• Token urządzenia do wysyłki powiadomień push (jeśli włączysz powiadomienia).
• Podstawowe dane sesji i logowania niezbędne do bezpiecznego korzystania z aplikacji.

Dane ze zgłoszenia kontaktowego

• Jeśli wypełnisz formularz kontaktowy: imię i nazwisko, nazwa firmy, e-mail oraz opcjonalnie telefon i treść wiadomości — wyłącznie po to, by odpowiedzieć na zapytanie o wdrożenie.

04 Cele i podstawy prawne

• Świadczenie usługi (składanie i rozpatrywanie wniosków, prowadzenie sald dni) — podstawą jest niezbędność do wykonania umowy oraz uzasadniony interes firmy w zarządzaniu urlopami (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
• Powiadomienia push o nowych wnioskach i decyzjach — podstawą jest uzasadniony interes w sprawnej obsłudze wniosków; możesz je wyłączyć w ustawieniach telefonu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Bezpieczeństwo i utrzymanie aplikacji — podstawą jest nasz uzasadniony interes w zapewnieniu poprawnego i bezpiecznego działania usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Obsługa zgłoszenia kontaktowego — podstawą jest Twoja zgoda i podjęcie działań przed zawarciem umowy na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO).

05 Komu udostępniamy dane

Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich do celów reklamowych. Dane mogą być przetwarzane przez zaufanych dostawców, którzy pomagają nam prowadzić usługę, wyłącznie na nasze polecenie i w zakresie niezbędnym do działania aplikacji:

• Dostawca infrastruktury i bazy danych — przechowywanie danych aplikacji na serwerach w Unii Europejskiej.
• Dostawca powiadomień push — dostarczanie powiadomień na urządzenia (np. usługi Apple i Google odpowiedzialne za push).
• Dostawca poczty — wysyłka wiadomości systemowych i odpowiedzi na zgłoszenia.

Z dostawcami, którzy przetwarzają dane w naszym imieniu, zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych. Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że z zachowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.

06 Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta i dane urlopowe — przez czas korzystania firmy z aplikacji. Po zakończeniu współpracy usuwamy je lub anonimizujemy w rozsądnym terminie, chyba że firma jest zobowiązana przechowywać dane kadrowe dłużej na podstawie odrębnych przepisów.
• Token powiadomień — do czasu wylogowania, usunięcia aplikacji lub wyłączenia powiadomień.
• Dane ze zgłoszenia kontaktowego — przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie usuwane, o ile nie dojdzie do zawarcia umowy.

07 Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane, m.in.:

• Izolacja danych firm — dane jednej firmy nie są dostępne dla innej; reguły dostępu egzekwowane są na poziomie bazy danych.
• Ograniczony dostęp ról — pracownik widzi tylko swoje dane, osoba zarządzająca firmą — tylko dane swojego zespołu.
• Szyfrowanie połączeń — komunikacja z aplikacją odbywa się po szyfrowanym połączeniu.
• Serwery w UE — dane przechowywane są na serwerach na terenie Unii Europejskiej.

08 Twoje prawa

Zgodnie z RODO masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania (poprawienia) nieprawidłowych danych,
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w granicach przepisów,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Jeśli jesteś pracownikiem, część tych żądań kierujemy do Twojej firmy jako administratora danych kadrowych. Zawsze możesz zacząć od kontaktu z nami — wskażemy właściwą drogę.

09 Zmiany polityki

Politykę możemy aktualizować, np. gdy zmieni się sposób działania aplikacji lub przepisy. O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji lub mailem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, z datą ostatniej aktualizacji na górze.

10 Kontakt

W sprawach dotyczących danych osobowych pisz na hello [at] urlopaplikacja.pl. W sprawach technicznych — hello [at] urlopaplikacja.pl. Pełne dane kontaktowe znajdziesz w regulaminie.